Dokumen untuk Visa Kerja: Mana yang Perlu Diterjemahkan?

Mengurus visa kerja bukan hanya soal mengisi formulir dan menyiapkan paspor. Ada sejumlah dokumen untuk visa kerja yang perlu disiapkan sejak awal, mulai dari bukti identitas, pendidikan, pekerjaan, hingga dokumen pendukung lain sesuai negara dan jenis visa yang dipilih.

Lalu, dokumen visa kerja apa saja yang perlu diterjemahkan? Jawabannya tidak selalu sama untuk setiap negara. Namun, jika dokumen diterbitkan dalam bahasa Indonesia sementara otoritas imigrasi menggunakan bahasa lain, terjemahan resmi dapat menjadi salah satu persyaratan. Inggris, Australia, dan Kanada, misalnya, memiliki ketentuan terjemahan yang berbeda dalam proses visa atau work permit masing-masing.

Apa Saja Dokumen untuk Visa Kerja?

Sebelum menerjemahkan dokumen, penting untuk mengetahui jenis dokumen yang biasanya masuk dalam persyaratan visa kerja. Daftarnya dapat berbeda berdasarkan negara, jenis visa, pekerjaan, serta kondisi pemohon.

Secara umum, dokumen untuk visa kerja dapat meliputi:

Daftar tersebut bukan checklist universal. Sebagai contoh, UK Skilled Worker visa meminta paspor atau dokumen identitas, certificate of sponsorship, bukti kemampuan bahasa Inggris dalam kondisi tertentu, dan dokumen tambahan berdasarkan keadaan pemohon. Jika dokumen tidak berbahasa Inggris atau Welsh, GOV.UK mensyaratkan certified translation.

Dokumen untuk Visa Kerja yang Umumnya Perlu Diterjemahkan

Setelah mengetahui jenis dokumennya, pertanyaan berikutnya adalah dokumen mana yang perlu diterjemahkan. Prinsip dasarnya adalah melihat bahasa yang diterima oleh otoritas visa dan persyaratan terjemahan pada halaman resmi visa yang digunakan.

Berikut beberapa dokumen yang cukup sering masuk dalam kebutuhan terjemahan.

1. Ijazah dan Transkrip Nilai

Ijazah dan transkrip nilai dapat menjadi dokumen untuk visa kerja apabila visa atau pekerjaan membutuhkan bukti pendidikan maupun kualifikasi tertentu. Misalnya, pekerja profesional mungkin diminta membuktikan gelar atau pendidikan yang relevan dengan pekerjaannya. Jika dokumen tersebut masih berbahasa Indonesia, pihak imigrasi atau lembaga terkait dapat meminta versi terjemahan. Untuk kebutuhan ini, Anda dapat menggunakan jasa penerjemah ijazah dari Solusi Penerjemah. Layanan tersebut menangani penerjemahan ijazah untuk kebutuhan kerja internasional, imigrasi, serta administrasi di luar negeri.

2. Surat Pengalaman Kerja

Surat pengalaman kerja atau employment reference juga dapat menjadi dokumen pendukung, terutama untuk visa yang menilai pengalaman profesional pemohon. Australia, misalnya, dalam beberapa jalur skilled visa memberikan persyaratan rinci terkait bukti pengalaman kerja, termasuk informasi posisi, periode kerja, tugas utama, dan pemberi kerja. Dokumen non-Inggris perlu diterjemahkan ke bahasa Inggris sesuai ketentuan Department of Home Affairs. Karena surat pengalaman kerja mengandung jabatan, periode kerja, nama perusahaan, dan deskripsi pekerjaan, penerjemah perlu mempertahankan informasi tersebut secara konsisten.

3. Dokumen Identitas

Paspor menjadi dokumen utama dalam banyak aplikasi visa. Selain paspor, pemohon mungkin diminta memberikan identitas lain seperti KTP atau dokumen sipil tertentu. Namun, jangan langsung menerjemahkan semua dokumen identitas. Periksa terlebih dahulu checklist visa. Beberapa otoritas hanya meminta paspor asli atau salinan paspor, sedangkan dokumen tambahan baru diperlukan jika diminta. Australia, misalnya, meminta dokumen identitas dan menekankan agar ejaan nama konsisten dengan paspor yang digunakan untuk aplikasi. Jika KTP termasuk dokumen yang diminta, Anda dapat mempertimbangkan jasa penerjemah KTP sesuai bahasa yang dipersyaratkan oleh pihak penerima.

4. Akta Kelahiran dan Dokumen Keluarga

Akta kelahiran, kartu keluarga, akta nikah, atau dokumen keluarga lain dapat menjadi dokumen untuk visa kerja jika pemohon membawa pasangan atau anggota keluarga, atau jika dokumen tersebut diperlukan untuk membuktikan identitas dan hubungan keluarga. Tidak semua pemohon otomatis membutuhkan dokumen ini. Kebutuhannya bergantung pada jenis visa dan apakah anggota keluarga ikut mengajukan visa. Australia, misalnya, mencantumkan dokumen hubungan keluarga dalam sejumlah proses visa dan meminta dokumen non-Inggris diterjemahkan sesuai ketentuan yang berlaku.

5. SKCK atau Police Certificate

Untuk pekerjaan tertentu, pemeriksaan karakter atau police certificate dapat menjadi persyaratan. UK Skilled Worker visa, misalnya, mewajibkan criminal record certificate untuk kategori pekerjaan tertentu, termasuk beberapa pekerjaan di bidang pendidikan, kesehatan, terapi, dan layanan sosial. Dokumen yang tidak berbahasa Inggris atau Welsh memerlukan certified translation. Jika dokumen kepolisian yang diminta masih berbahasa Indonesia, jangan hanya menerjemahkan bagian tertentu. Pastikan seluruh dokumen diterjemahkan sesuai ketentuan pihak penerima.

6. Dokumen Keuangan

Bukti keuangan seperti rekening koran, bank statement, atau dokumen pendukung dana dapat diminta pada visa tertentu. Contohnya, UK Skilled Worker visa dapat meminta bukti dana pribadi dalam kondisi tertentu, sedangkan beberapa jenis visa kerja mempunyai aturan berbeda. Apabila dokumen keuangan menggunakan bahasa Indonesia dan pihak imigrasi meminta terjemahan, gunakan format terjemahan yang sesuai. Jangan mengubah angka, nama rekening, tanggal transaksi, maupun informasi keuangan lainnya.

7. Surat Sponsor atau Dokumen dari Perusahaan

Dalam visa kerja yang membutuhkan sponsor, dokumen dari perusahaan dapat menjadi bagian penting dari aplikasi. Pada UK Skilled Worker visa, misalnya, pemohon membutuhkan certificate of sponsorship reference number yang diberikan oleh employer. Untuk kategori visa kerja lainnya, dapat terdapat dokumen tambahan terkait employer, posisi, gaji, atau pekerjaan.

Jika perusahaan Indonesia menerbitkan dokumen pendukung dalam bahasa Indonesia, periksa apakah pihak imigrasi meminta terjemahan resmi. Untuk dokumen seperti kontrak, surat kuasa, dokumen bisnis, atau dokumen perusahaan, Solusi Penerjemah juga menyediakan jasa penerjemah dokumen untuk berbagai kebutuhan resmi dan internasional.

Apakah Semua Dokumen Visa Kerja Harus Diterjemahkan?

Tidak selalu. Inilah bagian yang sering membuat pemohon keliru ketika menyiapkan dokumen untuk visa kerja. Terjemahan biasanya diperlukan ketika dokumen tidak menggunakan bahasa yang diterima oleh otoritas visa. Namun, setiap negara dapat mempunyai aturan sendiri mengenai siapa yang boleh menerjemahkan, format terjemahan, sertifikasi, dan informasi yang harus dicantumkan.

Misalnya, UK mensyaratkan certified translation untuk dokumen yang tidak berbahasa Inggris atau Welsh pada Skilled Worker visa. Sementara itu, Australia secara umum meminta dokumen non-Inggris diterjemahkan ke bahasa Inggris. Untuk terjemahan yang dibuat di Australia, persyaratan dapat mencakup nomor praktisi NAATI, sedangkan penerjemah di luar Australia harus mencantumkan nama, alamat, nomor telepon, serta kualifikasi sesuai ketentuan Department of Home Affairs.

Kanada juga dapat meminta certified translations apabila dokumen tidak menggunakan bahasa Inggris atau Prancis. Checklist yang muncul pada aplikasi dapat bersifat spesifik berdasarkan kondisi pemohon. Karena itu, jangan menggunakan satu standar terjemahan untuk semua negara.

Apakah Harus Menggunakan Penerjemah Tersumpah?

Ketentuan penerjemah perlu diperiksa sebelum memilih layanan. Istilah seperti certified translation, sworn translation, official translation, atau authorized translation tidak selalu memiliki arti dan persyaratan yang sama di setiap negara. Untuk dokumen resmi Indonesia yang akan digunakan dalam administrasi luar negeri, menggunakan jasa penerjemah tersumpah dapat menjadi pilihan ketika pihak penerima meminta terjemahan resmi atau tersumpah.

Solusi Penerjemah menyediakan jasa penerjemah dokumen dengan layanan penerjemahan untuk berbagai dokumen pribadi, perusahaan, hukum, pendidikan, serta dokumen resmi lainnya. Namun, tetap periksa persyaratan negara tujuan. Australia, misalnya, memiliki ketentuan khusus mengenai penerjemah yang terakreditasi NAATI untuk terjemahan yang dibuat di Australia.

Bahasa Apa yang Digunakan untuk Terjemahan Visa Kerja?

Bahasa terjemahan harus mengikuti ketentuan lembaga yang menerima aplikasi. Jadi, tidak selalu berarti semua dokumen harus diterjemahkan ke bahasa Inggris. Untuk aplikasi ke negara berbahasa Inggris, bahasa Inggris mungkin menjadi bahasa yang diminta. Namun, negara lain dapat memiliki persyaratan bahasa yang berbeda.

Solusi Penerjemah menyediakan berbagai layanan bahasa, termasuk jasa penerjemah bahasa Inggris, Jepang, Mandarin, Jerman, Prancis, Korea, Arab, Belanda, Rusia, Spanyol, Vietnam, dan Thailand. Sebelum memesan jasa penerjemah bahasa, pastikan Anda sudah mengetahui bahasa yang diminta pada checklist visa. Dengan begitu, dokumen tidak perlu diterjemahkan ulang karena menggunakan bahasa yang tidak sesuai.

Apa yang Perlu Dicek Sebelum Menerjemahkan Dokumen?

Sebelum mengirim dokumen untuk visa kerja kepada penerjemah, ada beberapa hal yang sebaiknya diperiksa terlebih dahulu.

Cek Nama dan Data Pribadi

Nama pada ijazah, KTP, akta kelahiran, dan dokumen lain sebaiknya konsisten dengan paspor. Jika terdapat perbedaan nama, jangan langsung mengubahnya saat menerjemahkan.

Australia secara khusus mengingatkan pemohon agar ejaan nama sesuai dengan paspor yang digunakan untuk aplikasi dan meminta bukti perubahan nama jika memang pernah terjadi.

Cek Masa Berlaku Dokumen

Tidak semua dokumen mempunyai masa berlaku yang sama. Paspor, police certificate, surat keterangan, dan dokumen tertentu dapat memiliki persyaratan waktu yang berbeda.

Karena itu, pastikan dokumen yang digunakan masih memenuhi ketentuan visa sebelum diterjemahkan.

Cek Format yang Diminta

Beberapa otoritas meminta dokumen asli dan terjemahan secara bersamaan. Australia, misalnya, meminta dokumen asli dan terjemahan untuk dokumen yang tidak berbahasa Inggris dalam sejumlah proses visa.

Jangan hanya mengandalkan hasil scan terjemahan apabila checklist secara khusus meminta dokumen dengan format tertentu.

Cek Apakah Perlu Legaliasi atau Apostille

Terjemahan dan legalisasi merupakan dua hal berbeda. Terjemahan membantu pihak penerima memahami isi dokumen, sedangkan legalisasi atau Apostille berkaitan dengan pengesahan aspek tertentu dari dokumen. Jika pihak penerima meminta Apostille, periksa prosedurnya terlebih dahulu. Solusi Penerjemah juga menyediakan jasa Apostille Kemenkumham untuk kebutuhan dokumen internasional. Dalam kondisi tertentu, dokumen juga dapat membutuhkan jasa legalisasi dokumen atau legalisasi notaris sesuai persyaratan pihak penerima.

Contoh Checklist Dokumen untuk Visa Kerja

Setelah memahami dokumen yang mungkin diterjemahkan, Anda dapat membuat checklist sederhana agar tidak ada berkas yang terlewat.

Berikut contoh dokumen untuk visa kerja yang dapat diperiksa:

1. Paspor yang masih berlaku.
2. Formulir aplikasi visa.
3. Foto sesuai ketentuan.
4. Certificate of Sponsorship atau surat sponsor jika diwajibkan.
5. Kontrak atau surat penawaran kerja.
6. Ijazah dan transkrip nilai jika diminta.
7. Surat pengalaman kerja.
8. Police certificate atau SKCK jika diminta.
9. Bukti kemampuan bahasa jika diwajibkan.
10. Bukti dana atau rekening koran jika diperlukan.
11. Dokumen keluarga jika anggota keluarga ikut mengajukan.
12. Dokumen kesehatan jika dipersyaratkan.
13. Terjemahan resmi untuk dokumen yang tidak menggunakan bahasa yang diterima.
14. Apostille atau legalisasi apabila diminta pihak penerima.

Daftar ini adalah contoh umum, bukan checklist resmi untuk seluruh negara. Checklist yang diberikan oleh otoritas imigrasi pada jenis visa tertentu tetap menjadi acuan utama. Kanada, misalnya, memberikan personalized document checklist melalui portal aplikasinya untuk work permit.

Jasa Penerjemah untuk Dokumen Visa Kerja

Menyiapkan dokumen untuk visa kerja dapat menjadi lebih terstruktur apabila kebutuhan terjemahan sudah dipisahkan sejak awal. Anda dapat mengelompokkan dokumen berdasarkan jenisnya, bahasa tujuan, serta persyaratan apakah membutuhkan certified atau sworn translation.

Solusi Penerjemah menyediakan jasa penerjemah dokumen untuk dokumen pribadi, akademis, hukum, dan perusahaan. Layanan yang relevan untuk kebutuhan visa antara lain jasa penerjemah ijazah, penerjemah dokumen resmi, serta berbagai jasa penerjemah bahasa asing sesuai kebutuhan. Jika dokumen juga membutuhkan proses legalitas, tersedia jasa Apostille Kemenkumham dan layanan legalisasi dokumen.

Dengan mengirimkan checklist visa atau persyaratan dari instansi tujuan terlebih dahulu, kebutuhan terjemahan dapat ditentukan dengan lebih tepat. Hubungi Solusi Penerjemah untuk konsultasi mengenai penerjemahan dokumen visa kerja dan kebutuhan legalisasi. Anda juga dapat menghubungi WhatsApp +628999045858 untuk mengirimkan dokumen atau persyaratan yang perlu diperiksa.

FAQ

Apakah semua dokumen untuk visa kerja harus diterjemahkan?

Tidak. Terjemahan bergantung pada bahasa dokumen dan persyaratan negara atau jenis visa yang dipilih.

Dokumen apa yang paling sering diterjemahkan untuk visa kerja?

Ijazah, transkrip nilai, surat pengalaman kerja, SKCK, dokumen keluarga, dan dokumen pendukung lain yang diminta.

Apakah ijazah perlu diterjemahkan untuk visa kerja?

Bisa, terutama jika pihak imigrasi atau instansi terkait meminta bukti pendidikan dalam bahasa tertentu.

Apakah harus menggunakan penerjemah tersumpah?

Tergantung persyaratan pihak penerima. Beberapa visa meminta certified translation atau standar penerjemah tertentu.

Apakah paspor perlu diterjemahkan?

Tidak selalu. Periksa checklist visa karena paspor umumnya digunakan sebagai dokumen identitas utama.

Apakah dokumen visa kerja perlu Apostille?

Tidak selalu. Apostille hanya diperlukan jika dipersyaratkan oleh pihak atau negara tujuan.

Bisa menggunakan jasa penerjemah untuk beberapa dokumen sekaligus?

Bisa. Dokumen dapat diperiksa terlebih dahulu untuk menentukan bahasa dan jenis terjemahan yang dibutuhkan.

Apakah terjemahan dokumen visa kerja harus dalam bahasa Inggris?

Tidak selalu. Bahasa terjemahan mengikuti persyaratan otoritas atau instansi yang menerima aplikasi.