Apostille dan terjemahan dokumen sering membuat banyak orang bingung, terutama ketika dokumen akan digunakan untuk keperluan luar negeri. Pertanyaannya biasanya sama: apakah dokumen harus diterjemahkan dulu, atau apostille dulu?
Kebingungan ini wajar karena setiap negara, lembaga, kampus, kedutaan, dan instansi luar negeri bisa memiliki ketentuan berbeda. Ada yang meminta dokumen asli diberi apostille terlebih dahulu, ada yang meminta terjemahan tersumpah, dan ada juga yang meminta dokumen asli beserta terjemahannya sama-sama dilegalisasi.
Agar tidak salah langkah, penting untuk memahami fungsi apostille, fungsi terjemahan, dan urutan umum yang biasanya digunakan dalam pengurusan dokumen internasional.
Apostille atau Terjemahan Dulu Sering Membingungkan karena Kebutuhannya Berbeda
Apostille adalah bentuk pengesahan dokumen publik agar dapat digunakan di negara lain yang tergabung dalam Konvensi Apostille. Di Indonesia, permohonan apostille dilakukan melalui layanan AHU. Dalam prosedurnya, pemohon perlu login ke sistem, memilih jenis dokumen dan negara tujuan, mengisi formulir elektronik, serta mengunggah dokumen yang diajukan.
Sementara itu, terjemahan dokumen berfungsi untuk mengubah isi dokumen dari satu bahasa ke bahasa lain agar dapat dipahami oleh pihak yang menerima dokumen. Jika dokumen asli menggunakan bahasa Indonesia, sedangkan negara tujuan membutuhkan bahasa Inggris, Arab, Jepang, Mandarin, Jerman, Prancis, atau bahasa lain, maka dokumen tersebut perlu diterjemahkan melalui layanan jasa penerjemah tersumpah.
Jadi, apostille dan terjemahan punya fungsi yang berbeda. Apostille mengesahkan dokumen atau tanda tangan pejabat yang berwenang, sedangkan terjemahan membantu pihak luar negeri memahami isi dokumen.
Apa Itu Apostille?
Apostille adalah sertifikat pengesahan untuk dokumen publik yang akan digunakan di luar negeri. Dengan apostille, proses legalisasi dokumen menjadi lebih sederhana dibandingkan legalisasi berjenjang melalui beberapa instansi.
Layanan apostille di Indonesia dapat digunakan untuk dokumen yang akan dipakai di negara tujuan tertentu. Pemohon biasanya harus memastikan lebih dulu apakah negara tujuan termasuk negara yang menerima apostille. Jika negara tujuan belum menggunakan skema apostille, dokumen mungkin tetap membutuhkan proses legalisasi biasa.
Melalui sistem AHU, pemohon dapat mengajukan permohonan secara online. Setelah permohonan diproses dan disetujui, sertifikat apostille dapat dicetak sesuai ketentuan layanan yang berlaku. AHU juga menyediakan panduan permohonan legalisasi-apostille untuk membantu pemohon memahami tahapan pengajuannya.
Apa Fungsi Terjemahan Dokumen?
Terjemahan dokumen diperlukan ketika pihak penerima tidak menggunakan bahasa dokumen asli. Misalnya, akta lahir, kartu keluarga, buku nikah, ijazah, transkrip nilai, SKCK, surat kuasa, akta perusahaan, atau dokumen pengadilan yang diterbitkan dalam bahasa Indonesia perlu digunakan di luar negeri.
Dalam kondisi seperti ini, dokumen perlu diterjemahkan agar informasi di dalamnya dapat dipahami. Terjemahan harus menjaga kesesuaian data, seperti nama, tanggal lahir, nomor dokumen, jabatan, nama instansi, tempat penerbitan, dan keterangan penting lainnya.
Untuk dokumen resmi, terjemahan biasanya lebih aman jika dikerjakan oleh penerjemah tersumpah resmi. AHU juga menjelaskan bahwa layanan legalisasi dapat diberikan terhadap dokumen yang telah dibubuhi tanda tangan dan cap penerjemah resmi tersumpah untuk dokumen terjemahan.
Jadi, Apostille atau Terjemahan Dulu?
Jawaban paling aman adalah: tergantung permintaan negara tujuan atau lembaga yang menerima dokumen. Namun, secara umum, ada beberapa skenario yang sering terjadi.
Jika yang diminta adalah legalitas dokumen asli, maka dokumen asli biasanya diurus apostille terlebih dahulu. Contohnya akta lahir, ijazah, akta nikah, atau dokumen resmi lain yang diterbitkan oleh instansi Indonesia.
Setelah dokumen asli mendapatkan apostille, barulah dokumen tersebut diterjemahkan jika pihak luar negeri membutuhkan versi bahasa lain. Dengan cara ini, penerjemah dapat menerjemahkan dokumen asli sekaligus keterangan apostille bila diperlukan.
Namun, jika pihak penerima meminta terjemahan tersumpah yang juga dilegalisasi atau diberi apostille, maka alurnya bisa berbeda. Dalam kasus ini, dokumen diterjemahkan dulu oleh penerjemah tersumpah, lalu hasil terjemahan diajukan untuk legalisasi atau apostille sesuai kebutuhan.
Skenario 1: Dokumen Asli Diapostille Dulu, Lalu Diterjemahkan
Urutan ini sering digunakan ketika lembaga luar negeri ingin memastikan keaslian dokumen publik dari Indonesia. Misalnya dokumen akan digunakan untuk studi, kerja, pernikahan, imigrasi, atau administrasi luar negeri.
Alurnya biasanya dimulai dari menyiapkan dokumen asli, memastikan dokumen sudah memenuhi syarat, mengajukan apostille melalui AHU, lalu menerjemahkan dokumen yang sudah diberi apostille menggunakan layanan jasa translate dokumen resmi.
Keunggulan urutan ini adalah pihak penerima bisa melihat bahwa dokumen asli sudah mendapatkan pengesahan. Jika terjemahan ikut mencantumkan informasi apostille, isi dokumen menjadi lebih mudah dipahami oleh penerima di luar negeri.
Namun, tidak semua lembaga meminta apostille pada dokumen asli terlebih dahulu. Karena itu, cek instruksi dari negara tujuan tetap penting sebelum memulai proses.
Skenario 2: Terjemahan Dulu, Lalu Hasil Terjemahan Dilegalisasi atau Diapostille
Urutan ini biasanya digunakan ketika pihak penerima meminta dokumen terjemahan resmi. Dalam kondisi tertentu, yang perlu dilegalisasi atau diberi apostille bukan hanya dokumen aslinya, tetapi juga hasil terjemahannya.
Misalnya, dokumen asli berbahasa Indonesia diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah. Setelah itu, hasil terjemahan yang sudah ditandatangani dan dicap oleh penerjemah tersumpah dapat diajukan untuk legalisasi atau apostille jika memang diminta.
Urutan ini sering dibutuhkan untuk dokumen yang harus langsung dipahami dalam bahasa tujuan. Dokumen terjemahan menjadi versi yang digunakan oleh pihak luar negeri, sementara dokumen asli tetap menjadi rujukan utama.
Skenario 3: Dokumen Asli dan Terjemahan Sama-Sama Diproses
Dalam beberapa kasus, pihak luar negeri meminta dokumen asli dan hasil terjemahan sama-sama dilampirkan. Bahkan, ada lembaga yang meminta keduanya memiliki pengesahan masing-masing.
Contohnya, dokumen asli diberi apostille untuk membuktikan keabsahan dokumen publik. Setelah itu, hasil terjemahan tersumpah juga dilampirkan agar isi dokumen dapat dipahami.
Skenario ini biasanya lebih aman untuk kebutuhan penting seperti studi luar negeri, pernikahan internasional, pengajuan izin tinggal, proses imigrasi, dokumen hukum, atau dokumen perusahaan. Namun, prosesnya bisa lebih panjang dan biayanya lebih besar.
Kenapa Urutannya Bisa Berbeda-Beda?
Urutan apostille dan terjemahan bisa berbeda karena setiap negara memiliki aturan administrasi sendiri. Bahkan dalam satu negara pun, syarat kampus, kantor imigrasi, kedutaan, pengadilan, atau lembaga profesional bisa berbeda.
Selain itu, jenis dokumen juga memengaruhi alur. Dokumen pendidikan, dokumen kependudukan, dokumen perusahaan, dokumen notaris, dokumen pengadilan, dan dokumen kesehatan mungkin memiliki perlakuan yang tidak sama.
Bahasa tujuan juga bisa berpengaruh. Ada lembaga yang menerima terjemahan bahasa Inggris, tetapi ada pula yang meminta terjemahan ke bahasa resmi negara tersebut.
Karena itu, jangan hanya mengikuti pengalaman orang lain. Dokumen yang sama bisa memiliki alur berbeda jika negara tujuan atau lembaga penerimanya berbeda.
Contoh Dokumen yang Sering Membutuhkan Apostille dan Terjemahan
Beberapa dokumen yang sering membutuhkan apostille dan terjemahan antara lain akta lahir, akta nikah, buku nikah, kartu keluarga, ijazah, transkrip nilai, SKCK, surat kuasa, akta cerai, putusan pengadilan, akta perusahaan, surat keterangan kerja, dan dokumen notaris.
Untuk kebutuhan pendidikan, dokumen yang sering diproses adalah ijazah, transkrip nilai, surat keterangan lulus, dan surat rekomendasi. Untuk kebutuhan pernikahan luar negeri, dokumen yang sering diminta adalah akta lahir, surat belum menikah, akta cerai jika ada, dan dokumen identitas.
Untuk bisnis, dokumen seperti akta perusahaan, surat kuasa, dokumen notaris, perjanjian kerja sama, dan sertifikat tertentu juga bisa membutuhkan terjemahan dan pengesahan.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengurus Apostille dan Terjemahan
Kesalahan pertama adalah menerjemahkan dokumen tanpa mengecek syarat dari negara tujuan. Akibatnya, hasil terjemahan bisa tidak sesuai bahasa atau format yang diminta.
Kesalahan kedua adalah mengurus apostille pada dokumen yang belum siap. Misalnya dokumen belum dilegalisir oleh instansi penerbit, tanda tangan pejabat tidak sesuai, atau dokumen yang diajukan bukan jenis dokumen yang diterima.
Kesalahan ketiga adalah menganggap semua dokumen punya alur yang sama. Padahal, dokumen pendidikan, dokumen sipil, dan dokumen notaris bisa memiliki tahapan berbeda.
Kesalahan keempat adalah memakai terjemahan otomatis untuk dokumen resmi. Untuk dokumen legal dan administrasi internasional, terjemahan otomatis berisiko salah istilah, salah konteks, atau tidak diterima karena tidak memiliki tanda tangan dan cap penerjemah.
Tips Menentukan Urutan yang Tepat
Sebelum mengurus apostille atau terjemahan, cek dulu instruksi dari lembaga tujuan. Perhatikan apakah mereka meminta dokumen asli dengan apostille, terjemahan tersumpah, apostille pada hasil terjemahan, atau kombinasi keduanya.
Setelah itu, periksa kondisi dokumen. Pastikan nama, tanggal lahir, nomor dokumen, nama instansi, dan data penting lainnya sudah benar. Jika ada perbedaan ejaan antar dokumen, sebaiknya dikonsultasikan sebelum proses dimulai.
Jika masih ragu, konsultasikan dokumen Anda kepada penerjemah profesional atau pihak yang memahami proses legalisasi. Ini akan membantu menentukan apakah dokumen perlu diterjemahkan dulu, apostille dulu, atau diproses keduanya.
Gunakan Jasa Penerjemah Profesional agar Urutan Dokumen Tidak Salah
Mengurus dokumen luar negeri memang membutuhkan ketelitian. Salah menentukan urutan apostille dan terjemahan bisa membuat proses menjadi lebih lama, apalagi jika dokumen harus direvisi atau diajukan ulang.
Solusi Penerjemah dapat membantu menerjemahkan berbagai dokumen untuk kebutuhan studi, kerja, visa, pernikahan, bisnis, imigrasi, dan administrasi internasional melalui layanan jasa penerjemah dokumen resmi. Dokumen dapat diterjemahkan secara rapi, akurat, dan disesuaikan dengan kebutuhan lembaga tujuan.
Dengan bantuan penerjemah profesional, Anda bisa lebih mudah memahami apakah dokumen sebaiknya diterjemahkan dulu, diapostille dulu, atau membutuhkan keduanya.
FAQ Seputar Apostille dan Terjemahan Dokumen
Apostille atau terjemahan dulu yang benar?
Tidak ada satu jawaban untuk semua kasus. Jika yang diminta adalah pengesahan dokumen asli, biasanya apostille dulu. Jika yang diminta adalah terjemahan resmi, dokumen bisa diterjemahkan dulu lalu hasil terjemahannya diproses sesuai kebutuhan.
Apakah hasil terjemahan bisa diapostille?
Dalam kondisi tertentu, hasil terjemahan dari penerjemah tersumpah dapat diajukan untuk legalisasi atau apostille jika dibubuhi tanda tangan dan cap penerjemah resmi tersumpah serta memenuhi ketentuan layanan yang berlaku.
Apakah semua dokumen luar negeri harus apostille?
Tidak selalu. Apostille dibutuhkan jika dokumen akan digunakan di negara yang menerima skema apostille dan lembaga tujuan memang memintanya. Jika negara tujuan tidak menggunakan apostille, dokumen mungkin memerlukan legalisasi biasa.
Apakah semua dokumen yang sudah apostille masih perlu diterjemahkan?
Tidak selalu. Terjemahan diperlukan jika pihak penerima tidak memahami bahasa dokumen asli atau secara khusus meminta dokumen dalam bahasa tertentu.
Dokumen apa saja yang sering membutuhkan apostille dan terjemahan?
Dokumen yang sering membutuhkan apostille dan terjemahan antara lain akta lahir, akta nikah, kartu keluarga, ijazah, transkrip nilai, SKCK, surat kuasa, akta perusahaan, dan dokumen notaris.
